Premessa
Spese soggette a tracciabilità
Imponibilità per il dipendente dei rimborsi per spese di tarsferta
Deducibilità dal reddito di impresa e di lavoro autonomo dei rimborsi per spese di tarsferta
Trasferte di lavoratori autonomi
Spese di rappresentanza soggette a tracciabilità
Strumenti di pagamento tracciabili
Regime IVA

PREMESSA

Come comunicato nella nostra News n. 2/2025, si ricorda che l’art. 1 co. 81 – 83 della L. 30.12.2024 n. 207 (legge di bilancio 2025) ha previsto nuovi requisiti per la deducibilità, dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo, nonché dalla base imponibile IRAP, delle spese di vitto e alloggio e dei rimborsi analitici delle spese per viaggio e trasporto, effettuati mediante taxi o noleggio con conducente (NCC), sostenuti per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi.

Analoghe condizioni operano per la deducibilità, dal reddito d’impresa e dall’IRAP, delle spese di rappresentanza e di quelle per omaggi ai clienti.

Le nuove disposizioni si applicano dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31.12.2024 (quindi dal 2025 per i soggetti “solari”).

Nella presente circolare, si fornisce una panoramica di riepilogo del trattamento fiscale delle suddette spese, alla luce delle novità introdotte.

SPESE SOGGETTE A TRACCIABILITÀ

Le sole spese soggette al nuovo obbligo di tracciabilità sono:

• Spese di vitto,
• Spese di alloggio;
• Spese di trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC).

Tutte le altre spese di trasferta, rimborsate a dipendenti, collaboratori o lavoratori autonomi, potranno continuare ad essere sostenute in contanti, senza ulteriori limitazioni alla deducibilità o alla non imponibilità del relativo rimborso.

Nella tabella seguente si riepilogano esempi di spese soggette al nuovo obbligo e altre non soggette.

IMPONIBILITÀ PER IL DIPENDENTE DEI RIMBORSI PER SPESE DI TARSFERTA

I rimborsi delle spese di trasferta, relativamente alle tipologie di spesa sopra indicate (vitto, alloggio, taxi e NCC):

• se le spese sono state pagate in contanti, sono imponibili per il dipendente o co.co.co. in busta paga (quindi daranno luogo ad un maggior costo del personale per l’azienda);
• se le spese sono state pagate tramite mezzi tracciabili, non sono imponibili per il dipendente o co.co.co., a condizione che rispettino tutti gli altri requisiti, già previsti in precedenza, per la non imponibilità dei rimborsi spese ai dipendenti e di seguito riepilogati.

DEDUCIBILITÀ DAL REDDITO DI IMPRESA E DI LAVORO AUTONOMO DEI RIMBORSI PER SPESE DI TARSFERTA

I rimborsi delle spese di trasferta di dipendenti, relativamente alle tipologie di spesa soggette all’obbligo di tracciabilità (vitto, alloggio, taxi e NCC):

• se le spese sono state pagate in contanti, non sono deducibili dal reddito di impresa o di lavoro autonomo;
• se le spese sono state pagate tramite purché rispettino anche tutti gli altri requisiti, già previsti in precedenza, per la deducibilità dei rimborsi spese di trasferta a dipendenti di seguito riepilogati.

TRASFERTE DI LAVORATORI AUTONOMI

Le spese di vitto, alloggio e trasporto tramite taxi e NCC sono soggette all’obbligo di tracciabilità anche se sostenute dal lavoratore autonomo.

Sul lato del committente:

• se il committente è un’impresa, la deducibilità dei rimborsi di tali spese è soggetta all’obbligo di tracciabilità ma non anche ai limiti giornalieri previsti per le trasferte dei dipendenti (180,76€ per le trasferte in Italia e 258,23€ per le trasferte all’estero);
• se il committente è un professionista, la deducibilità dei rimborsi delle spese di trasferta è soggetta soltanto all’obbligo di tracciabilità.

Sul lato del lavoratore autonomo che sostiene le spese di trasferta:

• se tali spese sono riaddebitate analiticamente al committente e rimborsate da quest’ultimo, le spese sono comunque indeducibili (anche se sostenute con mezzi tracciabili) e i rimborsi non sono imponibili;
• se tali spese sono riaddebitate al committente ma questi non le rimborsa, le spese diventano deducibili a determinate condizioni (cfr. nostra News n. 2/2025) solo se sostenute con mezzi tracciabili;
• se tali spese sono riaddebitate al committente in maniera forfettaria, le spese sono deducibili per il lavoratore autonomo che le ha sostenute e il relativo rimborso costituisce reddito imponibile per quest’ultimo, anche se le spese non sono state pagate con mezzi tracciabili.

SPESE DI RAPPRESENTANZA SOGGETTE A TRACCIABILITÀ

Per espressa previsione normativa, sono soggette all’obbligo di tracciabilità anche:

• le spese di rappresentanza (soggette anche ai limiti quantitativi già attualmente fissati dall’art. 108 c. 2 TUIR e di seguito riepilogati per imprenditori e professionisti);
• le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50,00 euro (c.d. “spese per omaggi”).

Relativamente alle spese di rappresentanza, si ricorda che per gli imprenditori:

• se si tratta di spese di vitto e alloggio, sono preliminarmente soggette al limite di deducibilità del 75%, previsto in generale per tali tipologie di spesa;
• sono soggette ai limiti di deducibilità del:
  • 1,5% dei ricavi, per ricavi fino a 10 milioni di euro;
  • 0,6% dei ricavi, per ricavi superiori a 10 milioni e fino a 50 milioni di euro;
  • 0,4% dei ricavi, per ricavi superiori a 50 milioni di euro.

Per gli esercenti arti e professioni:

• le spese di vitto e alloggio, sono preliminarmente soggette al limite di deducibilità del 75%;
• le spese di vitto e alloggio che non configurano spese di rappresentanza, sono poi deducibili nel limite del 2% dei compensi percepiti nel periodo di imposta;
• le spese di vitto e alloggio che configurano spese di rappresentanza, sono poi deducibili nel limite dell’1% dei compensi percepiti nel periodo di imposta;
• le spese di rappresentanza diverse da vitto e alloggio, comprese quelle per acquisto di beni da dare in omaggio, nonché di oggetti d’arte, di antiquariato o da collezione anche se strumentali all’attività, sono deducibili nel limite dell’1% dei compensi percepiti nel periodo di imposta.

Sono escluse dai nuovi obblighi di tracciabilità:

• le spese di pubblicità;
• le spese di sponsorizzazione.

STRUMENTI DI PAGAMENTO TRACCIABILI

Sono considerati tracciabili i seguenti mezzi di pagamento:

• versamento bancario o postale;
• assegno;
• carte di debito o di credito (non è chiaro se le carte di credito emesse da soggetti stranieri non tenuti alle comunicazioni all’Anagrafe tributaria soddisfino il requisito della tracciabilità);
• pagamento effettuato tramite un Istituto di moneta elettronica autorizzato mediante applica-zione (app) via smartphone che, tramite l’inserimento di codice IBAN e numero di cellulare, permette all’utente di effettuare transazioni di denaro senza carta di credito o di debito e senza necessità di un dispositivo dotato di tecnologia NFC (es. satispay);
• telepedaggio collegato a un IBAN (es. telepass).

In assenza di indicazioni normative, per dimostrare al datore di lavoro o al committente di aver utilizzato i mezzi di pagamento tracciabili, il dipendente, collaboratore o consulente della società o del professionista dovrebbe, in alternativa:

• utilizzare una carta di credito o di debito a uso aziendale o professionale;
• consegnare al datore di lavoro o al committente le fotocopie degli scontrini dei POS rilasciati, ad esempio, dal tassista o dal conducente, nelle ipotesi in cui non si disponga di una carta aziendale e si debba quindi eseguire il pagamento con propri strumenti tracciabili.

Nel caso in cui le spese siano sostenute da professionisti, sembra opportuno che, nella lettera d’incarico, sia previsto che il pagamento delle spese soggette ai nuovi obblighi di tracciabilità avvenga con i suddetti strumenti tracciabili.

REGIME IVA

Relativamente alle spesesostenute dal datore di lavoroper trasferte dei dipendenti, la relativa IVA assolta sugli acquisti:

• per le spese di viaggio, è indetraibile (art. 19-bis1 co. 1 lett. e) del DPR 633/72);
• per le spese di vitto e alloggio è detraibile:
  • purché si tratti di spese inerenti,
  • purché si tratti di spese documentate da fattura, intestata al dipendente e/o al datore di lavoro, purché in quest’ultimo caso siano indicati i dati degli effettivi fruitori dei servizi nella fattura stessa o in una nota allegata;
  • anche se le spese sono anticipate dal dipendente e poi rimborsate dal datore di lavoro;
  • in mancanza di fattura, l’IVA indetraibile è un costo deducibile ai fini dei redditi;
  • in presenza di fattura, se il datore di lavoro non detrae volontariamente l’IVA, il relativo costo è indeducibile ai fini dei redditi.

Il rimborso delle spese di trasferta sostenute dal dipendente è invece fuori campo IVA.

Nel caso di rimborsi corrisposti al professionista per spese inerenti l’attività professionale:

• se si tratta di spese sostenute in nome e per conto del cliente, i relativi rimborsi sono esclusi dalla base imponibile IVA ai sensi dell’art. 15 DPR 633/72 (es. anticipazioni per il pagamento di tasse, diritti, spese postali) (codice N1 nella fattura elettronica);
• se si tratta di spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute in nome proprio, nell’esercizio dell’attività e funzionali allo svolgimento dell’incarico, allora i relativi rimborsi sono soggetti ad IVA con aliquota ordinaria del 22% in quanto inerenti all’attività professionale.

Infine, si ha l’IVA indetraibile su:

• spese di viaggio, vitto e alloggio che assumono natura di spese di rappresentanza (art. 19-bis1 DPR 633/72);
• spese per acquisto di alimenti e bevande, eccetto i casi in cui tali beni:
  • formano l’oggetto dell’attività propria dell’impresa;
  • sono destinati ad essere somministrati in mense scolastiche, mense aziendali o interaziendali o mediante distributori automatici collocati nei locali dell’impresa.

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